Elektronisches Dokumentenmanagement im Mittelstand

Elektronische Dokumente sind aus unserem geschäftlichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Kommunikation erfolgt per E-Mail oder Message, Dokumente werden elektronisch in Textverarbeitungssystemen geboren und sind unter Umständen nicht mehr für eine Repräsentation in Papier geeignet. Das elektronische Original gewinnt auch im rechtlichen Umfeld an Bedeutung wie jüngste Initiativen der öffentlichen Hand zeigen. Dennoch gehen wir häufig immer noch sträflich mit den elektronischen Informationsobjekten um, schieben sie irgendwo ins Dateiverzeichnis, lassen sich im elektronischen Postkorb nach unten wegsacken. Standardsoftware für die Kommunikation wie auch für ERP, CRM, PLM, usw. fördern noch den Medienbruch – zusätzlich zum Papier gilt es hier in verschiedensten Ablagen den Speicherort der Information zu kennen. Die Probleme sind durch neue Medien, mobile Kommunikation, noch bestehenden Medienbruch mit Papier (siehe auch den Kasten zum „World Paper Free Day“), Web 2.0 mit neuen Formaten und soziale Medien mit geschlossenen Kommunikationsbereichen gewachsen. Genau hier setzt das elektronische Dokumentenmanagement an. Es gilt Ordnung in die Informationsbestände zu bringen und die Information nutzbringend als Wissen und in Prozessen nutzen zu können. Die Technologien hierfür gibt es seit über 20 Jahren – beginnende mit der elektronischen Archivierung über das klassische Dokumentenmanagement hin zum ECM Enterprise Content Management. Die Techniken sind matur, aber die Nutzung erfordert in der Organisation Veränderungen und beim Anwender ist Disziplin.

Wie gut ist der Mittelstand auf den notwendigen Wandel vorbereitet?

Zugegeben, Dokumentenmanagement ist vielfach noch sehr komplex, aufwändig in der Nutzung, langwierig in der Einführung. Die Einführung einer Lösung gleich welcher Ausprägung erfordert Anpassungen an Infrastruktur, Abläufen und Arbeitsorganisation. Dokumentenmanagement schien daher immer eine teure, aufwendige Angelegenheit nur für Großunternehmen. Dies hat sich geändert. Software für das Dokumentenmanagement ist erschwinglich geworden und Produkte wie Microsoft Sharepoint haben den Bekanntheitsgrad wie auch die Akzeptanz gesteigert.

Im Prinzip sind mittelständische Unternehmen sogar im Vorteil gegenüber den großen Konzernen. Hier hat man eher auf Grund der Größe und Überschaubarkeit wirklich eine unternehmensweite Lösung relativ kurzfristig einzuführen. Wo in großen Firmen man sich von einer Insellösung zur nächsten „hangelt“ kann man beim Mittelständler auf Basis einer Suite mit der notwendigen Funktionalität eine durchgängige Lösung schaffen, die alle Bereiche abdeckt und allen Mitarbeitern zu Gute kommt. ECM Enterprise Content Management im Sinne eines unternehmensweiten Einsatzes findet man daher im Mittelstand eher als in einem Konzern.

Entscheidend ist jedoch, wie gut das mittelständische Unternehmen auf den notwendigen Wandel eingerichtet ist. Der Einsatz von Dokumentenmanagement selbst ist nämlich keine Frage des „Ob“ mehr sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“. Zeigt sich besonders dort, wo der Mittelständler in eine „Supply Chain“, eine Lieferkette mit anderen Unternehmen eingebunden ist. Hier kommen Aufträge, Pläne, Spezifikationen und Reklamationen längst nur noch elektronisch an. Ausdrucken hilft hier nicht, weil es sich um elektronische Originale handelt die man auch recherchieren und weiterverarbeiten können muss. Aber auch wo diese Abhängigkeit von den Systemen oder Vorgaben der Geschäftspartner fehlen, geht ohne elektronische Kommunikation und ohne elektronische Verwaltung der Information nichts mehr. In Abhängigkeit der verschiedenen Tätigkeiten im Unternehmen gibt es hier auch unterschiedliche Szenarien für den Einsatz von Dokumentenmanagement.

Abteilungen und Aufgaben – ähnliche Prozesse, ähnliche Dokumente – und einheitliche Lösungen …

Die Vielfalt von Geschäftstätigkeiten im Mittelstand ist unermesslich – dennoch gibt es Bereiche, wo alle aus geschäftlichen und gesetzlichen Gründen ähnliche Prozesse und ähnliche Dokumente haben. Besonders deutlich wird dies bei den kaufmännischen aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumenten. Rechnungen können elektronische (und ohne elektronische Signatur versendet werden) – und genauso muss man auch auf den Empfang elektronische Rechnungen eingerichtet sein. Papierrechnungen werden gescannt und elektronische verarbeitet, damit die Daten gleich in Finanzbuchhaltungssystemen verarbeitet werden können. Die Daten aus elektronischen und papiernen Rechnungen werden mit der gleichen Akkuratesse verarbeitet und müssen natürlich für eigene Zwecke und die Steuerprüfung elektronisch auswertbar vorgehalten werden. Ähnlich sieht es mit den anderen kaufmännischen Dokumenten und Handelsbriefen aus, die elektronisch empfangen wurden oder durch Scannen in das Systeme überführt wurden. Hier spielt die Übermittlung durch E-Mail und Download eine immer wichtigere Rolle. Und natürlich müssen auch diese elektronischen Dokumente geordnet aufbewahrt werden. Für den gesamten kaufmännischen und administrativen Bereich gibt es genügend Anlass sich mit einer einheitlichen Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung zu befassen, denn alle Informationen sollten im Zusammenhang, in den Geschäftsprozessen übergreifend nutzbar sein. Insellösungen machen hier keinen Sinn. Wenn man sich schon die kaufmännischen und steuerlichen Daten und Dokumente erschließt kann man auf der gleichen Plattform auch sein E-Mail-Management, die elektronischen Akten für Personal, Kunden, Lieferanten, Verträge, Produkte usw., die Werbeunterlagen, den Freigabeprozesse für Rechnungen, das Qualitätsmanagement, das Projektmanagement etc. implementieren. Gerade das E-Mail-Management (und nicht die reine E-Mail-Archivierung) ist eine durchgängige Lösung, die alle Mitarbeiter im Unternehmen tangiert. Virtuelle Akten stellen Sichten auf zusammengehörige Daten und Dokumente dar. Sie sind bei geeigneter Auslegung für viele Anwendungszwecke einfach zu adaptieren. Jede weitere Nutzungsvariante steigert den Nutzen für die Grundinvestition für eine Dokumentenmanagementsystem mit Workflow und Archivierung.

In den anderen geschäftlichen Tätigkeitsfeldern des Unternehmens sind gegebenenfalls weitere oder andere Lösungen für das Dokumentenmanagement notwendig. Wer „virtuelle Güter“ wie Dienstleistungen anbietet, kommt häufig mit den gleichen Systemen zurecht, die auch der kaufmännische und administrative Bereich nutzt. Anders sieht dies bei Unternehmen mit multimedialen Leistungen aus, die z.B. ein Digital Asset Management als Ergänzung benötigen. Ingenieurfirmen und industrielle Hersteller brauchen zusätzliche Funktionalität für die technische Dokumentation, Pläne, Zeichnungen und Modelle. Andere Firmen arbeiten mit geografischen Informationssystemen und benötigen hier Funktionalität, die im Standard ECM in der Regel nicht vorhanden ist. Maßgabe trotz aller individuellen Anforderungen sollte aber sein, dass zumindest die Archivierungsinfrastruktur und die Metadaten für die Identifizierung der Objekte einheitlich für alle Anwendungen im Unternehmen sind. Dann lassen sich auch die kaufmännischen, administrativen und fachlichen Informationen kombinieren und damit neue Dienstleistungen kreieren.

Im Haus oder in der Wolke?

„On premise“ inhouse oder outsourcen in die Cloud? Dies sind, Fragen, die für die Kosten und die Sicherheit gerade im Mittelstand beim Thema Dokumentenmanagement diskutiert werden. Aber auch hier gibt es zahlreiche Varianten und „Grautöne“ so dass die ultimative einheitliche Empfehlung für alle nicht möglich ist. Betrachtet man zunächst die traditionelle Inhouse-Variante, bei der das Dokumentenmanagement auf einer eigenen Infrastruktur im Unternehmen betrieben wird. Hier sind die meisten DMS- und ECM-Produkte angesiedelt, als Client-Server-System, Host-basiert oder auch schon als Web-Service. Neben diesen klassischen auf Dokumentenmanagement spezialisierten Produkten gibt es zwei weitere Inhouse-Ansätze – die Ergänzung des führenden Softwaresystems, z.B. ein ERP oder CRM, mit Dokumentenmanagement und Archivierungsmodulen. Hier tritt das DMS nicht als eigenständige Lösung in Erscheinung. Noch mehr verbreitet sich inzwischen der Ansatz mittels Sharepoint E-Mail, Dokumentenablagen und Portalfunktionalität umzusetzen. Viele mittelständische Unternehmen benötigen gar kein spezialisiertes DMS, da die Funktionalität eines Sharepoint ergänzt um Scannen und Archivieren vielfach schon ausreichend ist. So gibt es inzwischen auch schon ECM-Lösungen, die vollständig auf den Microsoft Sharepoint aufsetzen. Aber offenbar ist gerade bei kleineren Mittelständlern hier noch „Luft“, so dass es zahlreiche intuitiver und einfacher nutzbare Dokumentenmanagement-Alternativen im unteren Marktsegment gibt. Für all diese Lösungen im eigenen Haus muss natürlich langfristig Betrieb und Verfügbarkeit sichergestellt werden. Dieser Aufwand führte schon in der Vergangenheit dazu, dass man die Lösung an einen Outsourcing-Partner abgab, der den Betrieb sicherstellte. Auch SaaS, Software as a Service ist nicht so neu wie man denkt. Auch hier gab es schon immer Branchenlösungen – auch mit Dokumentenmanagement ergänzt – die man von einem Rechenzentrumsdienstleister einfach nutzte. So gesehen ist der Schritt, Dokumentenmanagement in der Cloud zu nutzen, gar nicht so weit. Es gibt bereits eine ganze Reihe von Angeboten wie Archivierung, E-Mail-Archivierung, Collaboration, Projektmanagement, Sharepoint mit Office365 und andere, die einzelne Funktionsgruppen des Dokumentenmanagements als Service bereitstellen. Darüber hinaus kann man natürlich auch die eigene „Inhouse“-Lösung in die Cloud verlagern und dort auf einer Cloud IaaS Infrastruktur oder PaaS Plattform betreiben. Auch hier gibt es nicht das „einheitliche“ Cloud-Angebot. Angefangen von den Varianten der Private bis zur Public Cloud und über Plattform, Infrastruktur oder Software as a Service gibt es ein große Bandbreite. Dabei funktioniert auch Dokumentenmanagement in der Cloud sehr gut, wenn alle Funktionen komplett in der Wolke sind. Problematisch wird es immer dann, wenn man „Inhouse“-Systeme mit der Cloud-Lösung verbinden muss, also synchronisieren, deduplizieren, Prozesse verteilt abarbeiten usw. will. Deshalb sind die Cloud-Angebote auch sehr spezialisiert. Bei reiner Dokumentenablage oder Archivierung funktioniert auch die Nutzung über Clienten im Unternehmen, das Web und die App für mobile Geräte. Je komplizierter die Anwendung und je mehr Schnittstellen in andere Systeme, desto schwieriger wird das Cloud-System, das ja als Service in „unbekannten Umgebungen“ sicher laufen muss. Der Individualisierung und Anpassung sind hier also Grenzen gesetzt. Ganz abgesehen davon, dass wir in Deutschland immer noch die Diskussion führen, wie sicher denn die Cloud ist.

Lesen Sie dazu auch Teil 2: Die elektronische Akte

Über den Autor

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist seit über 30 Jahren im Thema Dokumentenmanagement zu Hause. Er gründete und leitete entsprechende Fachverbände, arbeitete bei Standards mit, ist von Anfang an einer der internationalen Verfechter der ECM-Vision, und hat mit zahlreichen Publikationen und Vorträgen den ECM-Markt befruchtet. Er gilt als Mentor der Branche in Europa und wird auch der deutsche „ECM-Papst“ genannt. Seit 1992 ist er als Unternehmensberater für Information Management unterwegs und leitet das Beratungsunternehmen PROJECT CONSULT (www.PROJECT-CONSULT.com).
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu Themen wie elektronische Archivierung, Records Management, Dokumentenmanagement, Workflow, Rechtsfragen oder Wissensmanagement. Auf zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit.

Von der ComputerWoche wurde er 2003 und 2011 unter die 100 wichtigsten IT Macher Deutschlands gewählt. Sein Curriculum findet sich auf Wikipedia http://bit.ly/WP_DrUKff .

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Die elektronische Akte

Lesen Sie dazu auch Teil 1: Elektronisches Dokumentenmanagement im Mittelstand

Was versteht man unter einer E-Akte?

Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Aufgrund der Wiedererkennung und intuitiven Bedienbarkeit gleichen digitale Akten hinsichtlich Strukturmerkmalen und optischer Erscheinung meist physischen Akten. So finden sich auch in elektronischen Akten oftmals typische Aktendeckblätter, Laschen und Register.

Gründe zum Einsatz von E-Akten

Elektronische Akten sind immer und überall verfügbar.

Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich. Außerdem kann in der Regel von überall auf die Akten zugegriffen werden.

Elektronische Akten sparen Platz.

Die digitale Archivierung von Akten hilft vielen Unternehmen auch Platz zu sparen und ist damit ein Auslöser für die Abschaffung von Papierarchiven.

Elektronische Akten unterstützen Compliance.

Die Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten. Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, hat der Unternehmer gegenüber dem Gesetzgeber seine Pflicht erfüllt.

Sicherheit in der elektronischen Aktenführung.

Viele Unternehmen scheuen die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung, weil sie die Manipulation der Daten durch Hackerangriffe oder auch staatliche Kontrolle fürchten. Die Sicherheit von elektronischen Akten ist aber keinesfalls geringer als von Akten in Papierform. Arbeitszeugnisse sind auf dem Papier beispielsweise leichter zu manipulieren als im Dateiformat.

Alle beteiligten Anwender müssen geschlossen an Bord sein

Wichtig bei der Umsetzung von Projekten zur elektronischen Akte ist, dass die Unternehmen die Anwender hinter sich haben. Um Schwierigkeiten bereits im Vorfeld zu vermeiden, ist es ratsam, den Datenschutzbeauftragten, die IT und den Betriebsrat ins Boot zu holen und die Anwender zu informieren sowie zu schulen.

Dokumentenmanagement ist existenziell!

Betrachtet man all diese Optionen und Varianten dann wird deutlich, dass Entscheidungen für die Wahl eines Dokumentenmanagement-Produktes über die Jahre nicht einfacher geworden sind. Aber die Systeme sind einfacher zu nutzen und installieren – und sie sind pro Arbeitsplatz deutlich günstiger geworden. Daher gibt es keinen Grund für den Mittelstand nicht auf das Thema Dokumentenmanagement zu setzen. Ohne den Einsatz von Dokumentenmanagement ist die Wettbewerbsfähigkeit heute bedroht. Der Einsatz von Dokumentenmanagement ist längst zur Existenzfrage geworden. Die Erschließung des Wissens im Zeitalter des demographischen Wandels, die mobile Kommunikation, die Automatisierung von Büro und Produktion, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die Wiedernutzung von vorhandenen Inhalten, das Durchsetzen von Qualitätsstandards und nicht zuletzt elektronische Geschäftsprozesse zwingen heute jedes Unternehmen auf elektronische Kommunikation  und Informationsverarbeitung.

Über den Autor

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist seit über 30 Jahren im Thema Dokumentenmanagement zu Hause. Er gründete und leitete entsprechende Fachverbände, arbeitete bei Standards mit, ist von Anfang an einer der internationalen Verfechter der ECM-Vision, und hat mit zahlreichen Publikationen und Vorträgen den ECM-Markt befruchtet. Er gilt als Mentor der Branche in Europa und wird auch der deutsche „ECM-Papst“ genannt. Seit 1992 ist er als Unternehmensberater für Information Management unterwegs und leitet das Beratungsunternehmen PROJECT CONSULT (www.PROJECT-CONSULT.com).
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu Themen wie elektronische Archivierung, Records Management, Dokumentenmanagement, Workflow, Rechtsfragen oder Wissensmanagement. Auf zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit.

Von der ComputerWoche wurde er 2003 und 2011 unter die 100 wichtigsten IT Macher Deutschlands gewählt. Sein Curriculum findet sich auf Wikipedia http://bit.ly/WP_DrUKff .

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Integratives Dokumentenmanagement

SAP ist ein de-facto-Standard für ERP. Die Software-Module des Walldorfer Marktführers decken fast alle Geschäftsbereiche ab. Aber trotz des allumfassenden Charakters von SAP liegen viele Unternehmensdaten und Informationen außerhalb der SAP-Welt. Anwendungen für Bürokommunikation (E-Mail, Geschäftsbriefe), Dokumentenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Qualitätsmanagement etc. werden meistens nicht mit SAP abgedeckt, sondern mit Drittprodukten. Dennoch enthalten sie viele Informationen, die wichtig für den korrekten Ablauf der Geschäftsprozesse sind – genauso wie die Daten, die in den SAP-Systemen liegen.

Was das im Geschäftsalltag heißt, kennt jeder: Der Weg zur Information führt meistens über mehrere Anwendungen, Mitarbeiter und Fachbereiche hinweg. Das ist mühsam, kostet Zeit und Motivation. Wie werden Daten, Informationen und Dokumente „transparent“, sprich für jeden Mitarbeiter als Vorgang zugänglich? Lässt sich die berüchtigte Kluft zwischen dem SAP-Universum und den anderen Anwendungen überwinden? Die Antwort lautet ja, wenn SAP und Dokumentenmanagement miteinander verbunden werden. Und das ist sogar relativ einfach möglich, wenn ein offenes System wie die Open Source Enterprise Content Management-Software von Alfresco eingesetzt wird. Mit solch einer Integration lassen sich Informationen und Dokumente unabhängig von der verwendeten Software machen. Die Verknüpfung ermöglicht es, Belege, die in SAP erzeugt wurden, in Alfresco zu automatisieren und strukturiert abzulegen. Dadurch können sie von jedem aufgerufen und zur Weiterverarbeitung genutzt werden (unabhängig von einem SAP-Zugang). Außerdem lassen sich weiterführende Informationen, die zu dem Vorgang gehören, in den Strukturen als Vorgangsmappe anzeigen. Umgekehrt ist es möglich, SAP-Funktionen aus Alfresco heraus aufzurufen. Die Vorteile liegen damit auf der Hand: Informationen werden anwendungsunabhängig. Aufgrund des Open Source Subskriptionsmodells von Alfresco fallen keine Lizenzkosten an, sondern nur eine jährliche Subskriptionsgebühr. Die grafische, webbasierte Oberfläche von Alfresco ist übersichtlich gestaltet und lässt sich schon nach kurzer Einarbeitungszeit bedienen. Durch die Web-Architektur ist es nicht nur möglich, innerhalb eines Unternehmens von verschiedenen Standorten gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Wenn gewünscht, können auch Kunden oder Lieferanten standortübergreifend über das System auf gemeinsame Informationen zugreifen, die für sie relevant sind, z.B. wenn sie Rechnungen oder Bestellungen mitsamt des Geschäftsvorfalls einsehen möchten. Um die Erreichbarkeit noch zu verbessern, kann das System zusätzlich in Unternehmensportale eingebunden werden.

Werden wir nun konkret: Wo im Geschäftsalltag kann es sinnvoll sein, SAP und DMS zu integrieren? Betrachten wir den klassischen Praxisfall des Ausgangsbelegs: ERP-Systeme wie SAP besitzen einen sehr geordneten Belegaufbau, der für sich betrachtet aus einer Vielfalt von Informationen und Buchungssätzen, den Metadaten, besteht. Wird ein Beleg innerhalb eines Geschäftsvorfalls, z.B. eine Ausgangsrechnung benötigt, wird in SAP der erforderliche Beleg zunächst erzeugt und einem dahinterliegenden elektronischen oder nichtelektronischen Archivsystem übergeben. Üblicherweise ist dieses Archivsystem in der Lage, neben dem normalen Dokumentenzugriff aus SAP dem archivierten Beleg zusätzliche Buchungssätze (eben die Metadaten) mitzugeben. Nach diesen Metadaten kann der Anwender dann im Archivsystem suchen. Sollen darüber hinaus Dokumente, die zu dem betroffenen Geschäftsvorfall gehören, aus anderen Anwendungssystemen mit dem Vorgang verbunden werden, braucht man eine Logik, die in der Lage ist, am Prozess beteiligte Dokumente und Informationen zu erkennen und in einer übersichtlichen Ansicht bzw. einer Vorgangsakte abzubilden. Durch eine Verknüpfung von SAP und Alfresco ist es möglich, Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen zu identifizieren und sie über logische Verknüpfungen miteinander zu verbinden. Ändern sich die Prozesse, werden Systemänderungen an der Schnittstelle über Konfigurationen parametrisiert und die Abläufe so angepasst.

Weiteres Beispiel: Der Eingangsbeleg. Geht ein Dokument im Unternehmen ein, z.B. eine Rechnung, wird sie normalerweise zunächst einem Geschäftsvorfall zugeordnet. Um diese Zuordnung eindeutig vorzunehmen, wird zuerst der Geschäftsvorfall gesucht, welcher der Rechnung vorgelagert war. In der Praxis wird meist die eingehende Rechnung vorerfasst und zur fachlichen sowie sachlichen Prüfung im Unternehmen weitergeleitet. Die Zuordnungen zu dem Beleg werden häufig manuell gesucht. Daher ist die Vollständigkeit dieser Zuordnungen auch eher von der Pfiffigkeit der Mitarbeiter als von im Vorfeld fest definierten Prozessen und Strukturen abhängig. Auch für eine automatisierte Verschlagwortung bietet sich die Schnittstelle an. Beziehungen zwischen den Dokumenten und den Geschäftsvorfällen lassen sich herstellen, indem über die Schnittstelle eine eindeutige Nummer vergeben wird. Über diese Nummer findet sie die Metadaten der vorgelagerten Prozesse und macht sie dem aktuellen Beleg verfügbar. Auf ähnliche Weise lassen sich alle Informationen finden, die Bezug auf die vorgelagerten Prozesse besitzen.

Für die Realisierung dieses Szenarios gibt es bereits eine Schnittstelle, den ITN Connector DMS. Der Connector ist als eigenständige Komponente konzipiert und entwickelt und lässt sich je nach Bedarf auf einem unabhängigen Webserver wie z.B. Apache Tomcat betreiben. Technisch betrachtet, ist der ITN Connector DMS zweigeteilt. Während der ITN Content Server hauptsächlich Dateien von Alfresco in SAP bekannt macht und sie in Alfresco ablegt, übernimmt der Konnektor den Austausch von allen anderen Informationen wie beispielsweise der Metadaten. Bei manchen Funktionen überschneiden sich die Komponenten, um keine dritte Komponente einführen zu müssen.

Der Vorteil dieser modularen Architektur ist, dass sich die Schnittstelle leichter in eine IT-Landschaft integrieren lässt. Zum Beispiel können beide Module direkt auf dem Alfresco-Server eingesetzt werden. Sie können jedoch auch einzeln auf einem eigenen Server oder aber auf dem SAP-Server laufen. Ein weiterer Vorteil: Durch den modularen Aufbau ist der ITN Connector DMS weitgehend von SAP entkoppelt. Bei anderen SAP-Schnittstellen (ArchiveLink-Modulen) muss man viele Funktionalitäten durch Eingriffe in SAP oder durch ABAP-Programmierung schaffen. Bei der unserer Schnittstelle werden die Funktionalitäten durch die Konfiguration des Connektors aktiviert. Dadurch können zum einen SAP-Belege automatisiert, strukturiert und vorsortiert als Dokumente in Alfresco abgelegt werden. Zum anderen lassen sich Vorgangsmappen übersichtlich in Form von Anlagelisten in SAP darstellen. Über die Metadaten können alle Belege und Dokumente über Suchfilter gefunden werden, die in Alfresco eingestellt werden – auch in der Kombination.

Wie sieht das nun in der Praxis aus? Nehmen wir das eingangs erwähnte Beispiel eines SAP-Eingangsbelegs: Hier handelt es sich um eine Aktivität, die in Alfresco beginnt und SAP-Aktivitäten anstößt. Eingangsbelege, die in Alfresco abgelegt wurden und in SAP verarbeitet werden, können auf verschiedene Art und Weise mit SAP verknüpft werden. Der ITN Connector DMS bietet die Möglichkeit, die Verknüpfung nach der eigentlichen Buchung automatisch über SAP Workitems vorzunehmen. Dabei wird die Erfassung des Eingangsbelegs aus Alfresco heraus angestoßen, sodass alle zur Verknüpfung benötigten Daten mit Hilfe eines Workitems nach SAP übertragen werden.  Durch die Schnittstelle lassen sich auch nachträglich Verknüpfungen herstellen. Dabei muss die SAP-Buchungsnummer, die vom ITN Connector DMS überprüft wird, in Alfresco eingegeben werden. Sobald ein Eingangsbeleg mit SAP verknüpft wurde, kann der Beleg über die Schnittstelle mit den in SAP erfassten Daten in den vordefinierten Ablagestrukturen abgelegt werden. Beim Erzeugen eines Ausgangsbelegs in SAP läuft der Prozess andersherum ab: Das Dokument wird über die Schnittstelle als digitale Version in Alfresco abgelegt. Die Schnittstelle berücksichtigt dabei alle Ablagestrukturen und mit dem Beleg verbundenen organisatorischen Abläufe. Der Zugriff auf das Dokument ist sowohl aus SAP als auch aus Alfresco möglich. Dafür reichert die Schnittstelle den abgelegten Beleg mit Metadaten an. Alfresco bietet die Möglichkeit einer Volltextsuche, die das Auffinden von Dokumenten erleichtert, für die keine Metadaten zur Verfügung stehen oder zu denen man keine Metadateninformationen besitzt.

Der ITN Connector DMS ist also eine Methode, um den Graben zwischen SAP und Alfresco zu schließen. Eine Integration der beiden Systeme bietet dem Anwender viele Vorteile und dem Unternehmen schlankere und effizientere Unternehmensprozesse.

Autor: Sebastian Wenzky, Head of Enterprise Content Management/Portals bei it-novum

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Dokumentenmanagement und Businessprozesse sind zwei Herausforderungen

Dokumentenmanagement und Businessprozesse sind zwei Herausforderungen, die unser tägliches Business maßgeblich bestimmen. Sind Dokumentenmanagement und Business Process Management im Sinne effektiver Prozesse für beide Bereiche wirklich in Einklang zu bringen oder beeinflusst die Effizienz der Bereiche jeweils nachteilig den anderen Bereich?

Blickt man zurück bzw. auf die aktuellen System- / Prozesslandschaften der Unternehmen, so könnte dieser Eindruck tatsächlich entstehen. Oftmals stehen Dokumentenmanagementsysteme (ECM-Systeme) am Ende der Prozesskette und erfordern zusätzliche bzw. begleitende Aktionen zur Durchführung. D. h. der Bearbeitungsprozess wird ergänzt um Belange des Dokumentenmanagements und damit der Aufwand für den Mitarbeiter erhöht.

In der Regel sind die eingesetzten ECM-Systeme für das Dokumentenmanagement teuer in der Anschaffung bzw. technologischen Fortentwicklung und decken nicht den gesamten Dokumentenprozess ab. Darüber hinaus erfordern die Systeme spezifisches Know-How in der Administration und Betreuung. Viele der Systeme fristen nach anfänglicher Euphorie zum Zeitpunkt der Anschaffung ein prozesstechnisch eher vernachlässigtes Dasein. Oder sie müssten mit erneuten, ergänzenden Investitionen aktualisiert werden, um Sie auch in Sachen Möglichkeiten entsprechend zu erweitern. Auch hier scheuen viele Unternehmen die weiteren Investitionen auf Basis der vergangenen Erfahrungen.

Die Erstellung von Dokumenten erfolgt meist über die verwaltenden Systeme. Somit ist man bei der Erstellung vielfach abhängig von den Möglichkeiten und spezifischen Eigenheiten dieser Systeme; sodass sich die nachgelagerte Prozesswelt an diesen Erstellungsprozessen orientieren müssen. Auf dieser Basis sind Folgeprozesse oft schon in der Entstehung „konsensbelastet“.

Dokumente und die Prozesse um Sie herum gehören immer zu 100% zum Business des Unternehmens. Dokumente in Papier-, Fax- oder Email-Form sind oftmals Auslöser für eine Vielzahl von Businessprozessen, die es ökonomisch auszugestalten und zu managen gilt! Die Herausforderung besteht also darin, die Dokumentenprozesse so zu gestalten, dass eine größtmögliche Unterstützung der Arbeitsprozesse ab der Entstehung erfolgt. D. h. in der Konsequenz, dass Dokumente bereits in der Entstehungsphase auf die typischen Folgeprozesse optimal vorbereitet sein sollen.

Dies ist jedoch keine wirklich einfache Aufgabe, da unterschiedliche Systeme, Möglichkeiten und beteiligte Einheiten in Einklang zu bringen sind. Auch hier ist die Welt der Arbeits- und Dokumentenprozesse häufig geprägt von Kompromisslösungen.

Eine optimale Lösung würde darin bestehen, sämtliche Dokumentenanforderungen nach Möglichkeit über eine applikationsneutrale Lösung zu steuern und über ein einheitliches Möglichkeitenspektrum die Dokumente CI-, marketing- und prozessorientiert zu erstellen. Hier helfen in der Regel standardisierte Schnittstellen und serviceorientierte Architekturen. Hierüber könnten von ERP-Systemseite jedwede Art von Dokumenten-anforderung On-Demand oder Batch übermittelt und die Dokumente Realtime erstellt und zur sofortigen Weiterbearbeitung oder Anzeige zurückgegeben werden.

Für Batch-relevante Dokumente wie Rechnungsläufe und dergleichen sollte optimaler Weise die komplette Folgeverarbeitung, unabhängig von der Maßgabe der Zustellung / Kundenadressierung, über ein zentrales Routing möglich sein. Druck, Versand, elektronische Archivierung und die Zustellung per Email oder andere e-Delivery-Optionen sollte über eine Anforderung / Aktion von der auslösenden ERP-Seite angestoßen werden können. Innovative Dokumentenerstellung kann auch zusätzliche Optionen für Marketingmaßnahmen bieten, die ohne zusätzliche Porto- / Zustellkosten die Basis für Cross- / Up-Selling sein können.

Eingehende Kundenaufträge sollten unabhängig des Eingangsformats / -kanals in elektronischer Form, gepaart mit den relevanten Status- / Begleitinformationen durch die Arbeitsprozesse des Unternehmens geführt werden. Hier sind zunächst intelligente Workflow-Systeme / -Strukturen gefragt, die aber die gewünschte Dienst bzw. Unterstützungsleistung nur dann optimal erbringen können, wenn das Konzept um Sie herum optimal auf die Anforderungen der Dokumenten- / Arbeitsprozesse abgestimmt sind.

D. h. über alle Unternehmensbereiche hinweg sind die Dokumenten- und Prozessanforderungen zu erheben, zu bewerten und daraus die Maßgaben für die Prozessimplementierung (Dokumentenerstellung + Kernprozesse + Workflow) abzuleiten.

Produktabschlüsse sollten am Point-Of-Sale (Filiale, Homepage) möglichst auf elektronischer Dokumentenbasis erfolgen. Sofern Form- / Papiervorgaben bestehen, muss der Interessent / Kunde alle relevanten Dokumente mit seinen online erfassten Daten direkt auf den Bildschirm erhalten, sodass er die erforderlichen Dokumente sofort ausdrucken und unterschreiben kann. Resultierende Folgeaktivitäten wie z. B. der Versand von Service- / SIM-Karten, Lesegeräten oder dergleichen sollten ebenfalls ohne Zeitverzug und Medien- / Systembruch parallel bei relevanten Drittpartnern (Logistic, Payment…) zu adressieren.

Idealerweise erhält man aus konsolidierten Erstellungs- und Folgeprozessen auch wichtige Informationen für die Unternehmenssteuerung. So ergeben sich aus intelligenten Prozesslösungen als „Nebenprodukt“ beispielsweise Eingangs- / Rücklauf- / Auftragsquoten, Prozess- / Bearbeitungs- / Liegezeiten, Reklamations- / Fehlerquoten und vieles mehr. Diese Informationen sind wiederum die Basis für die weitere Optimierung der Businessprozesse oder auch der vertrieblichen Aktivitäten und Grundlagen. D. h. Möglichkeiten und Ansätze zur Optimierung der Formular- / Dokumentengestaltung oder auch der begleitenden Kundeninformation bei Produktabschluss in Selfcare-Bereichen oder ähnlichem ergeben sich aus den Prozessen selbst und dem aktiven Management dieser Prozessthemen.

Um diesen Zustand zu erreichen, müssen zusätzlich zu den verwaltenden Systemen (ERP, CRM, WEB) neue Systemstrukturen implementiert bzw. genutzt werden, die im Falle einer kompletten Inhouse-Abbildung natürlich Investitionen und Ressourcenbindung zur Folge haben. D. h. für die bestehenden Systeme und deren Administration / Verwaltung entsteht eine Entlastung und für neue Systembereiche im Bereich konsolidierte Dokumentenerstellung und Workflow eine Belastung.

Die zusätzliche Belastung kann jedoch über entsprechende, externe Dienste / Lösungen kompensiert bzw. egalisiert werden. Zwischenzeitlich gibt es neben den klassischen „Insellösungen“ der Dienstleister im Prozess- / Dokumentenbereich auch Komplettlösungen aus einer Hand. Denn auch die Steuerung von verschiedenen, externen Dienstleistern und deren Schnittstellen ist oftmals eine Kunst. Das heißt auch hier gilt es die Komplexität und Vielfalt überschaubar, flexibel und gestaltbar zu halten.

Fazit:

Dokumentenmanagement und Business Process Management sind immer vernetzt und gesamtheitlich zu betrachten. Nur dann ergeben sich positive Effekte für die Arbeits-UND Dokumentenprozesse.

Eine vorgelagerte Analyse der Gesamtprozesse mit Dokumentenrelevanz im Unternehmen ist unumgänglich. Idealerweise reduziert sich die Gesamtkomplexität bei gleichzeitiger Erweiterung der Möglichkeiten und der Transparenz! Der Markt an Dienstleistern und Partnern schafft Möglichkeiten für solche Konsolidierungsanforderungen externe Services sinnvoll zu nutzen.

Wichtig sind hierfür kompetente Partner und  „one hand solutions“  und die Abkehr von Insellösungen. Neue Wege im Dokumentenmanagement optimieren Arbeitsprozesse und den geschäftlichen Erfolg eines jeden Unternehmens!

Kurz-Vita – GETAF:

Die GETAF versteht sich als zuverlässiger B2B-Servicepartner und Berater zur Konsolidierung und Optimierung von Dokumenten- / Geschäftsprozessen.

Als Spezialist für Dokumentenprozesse bietet die GETAF unter anderem innovative Lösungen im Bereich externe, zentrale „Document Services“ für ERP- / CRM-/ WEB-Systeme auf SOA-Basis.

www.getaf.de

Kurz-Vita – OTTO:

Fritz OTTO ist seit 2001 im Hause GETAF tätig und verantwortet innerhalb der GL die Bereiche Projektmanagement und Business Development.

Bankausbildung und langjährige Tätigkeit in Leitungsfunktion mit dem Fokus auf Bankenorganisation und IT, gepaart mit einem hohen Maß an Prozessverständnis und Kreativität bilden die Grundlage für innovative Lösungskonzepte und erfolgreiche Projekte!

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Moderne Büroorganisation als Wettbewerbsvorteil

Papier und IT richtig kombiniert spart unnötige Kosten

Seit Jahren, fast Jahrzehnten, propagiert die IT-Branche in schöner Regelmäßigkeit auf den Fachmessen dieser Welt das Ende der klassischen Büroarbeit. Die Revolution stünde vor der Tür und das papierlose Büro sei nur noch eine Frage der Zeit.

Die Realität sieht aber nach wie vor anders aus: Mit Sicherheit ist davon auszugehen, dass selbst bei verlängerter Lebensarbeitszeit die heute 30-jährigen kein wirklich papierloses Büro erleben werden. Die realistische Perspektive ist das papierarme Büro. Aber auch hierfür sind einige Hürden zu überwinden, denn die heutige Arbeitsplatzorganisation ist heterogener denn je!

Wie sieht der heutige Arbeitsplatz aus?

Der durchschnittliche Sachbearbeiter arbeitet an einem PC und organisiert seine Dokumentenablage eigenverantwortlich. Er nutzt aus dem Office-Programm Word, Excel, Outlook – vielleicht auch Powerpoint oder Access. Dazu eine Warenwirtschaft, Spezialprogramme für die Auftragsbearbeitung, CRM, Buchhaltung und andere fachspezifische Anwendungen. Er speichert die selbst erstellten Dateien auf seinem PC, dem Server, dem Desktop, einem USB-Stick, einer externen Festplatte oder brennt sie, sicherheitsbewusst wie er ist, auf CD oder DVD.

Die Papierablage hingegen fristet ein bemitleidenswertes Dasein, da sie seit Jahrzehnten nicht mehr im Fokus der Organisationsabteilung steht. Die IT scheint hier das Allheilmittel zu sein. Prestigeträchitge und kostenintensive Projekte wie die automatisierte Rechnungsbearbeitung oder der elektronische Posteingangsworkflow stehen im Mittelpunkt. Dabei wird oft außer Acht gelassen, dass das Volumen dieser „Schriftstücke“ nur einen Bruchteil des gesamten Schriftguts eines Unternehmens ausmacht und ein ganzheitliches Konzept zur einheitlichen Schriftgutverwaltung innerhalb eines Unternehmens seit Jahren fehlt.

Redundante Informationshaltung verursacht unnötige Kosten

Dass Dokumente doppelt und dreifach abgelegt werden, scheint ganz normal zu sein. Dass der Papierverbrauch trotz zunehmendem Einsatz von IT kontinuierlich steigt, ist vermeintlich nicht zu ändern. Dass die redundanzfreie elektronische Archivierung kompletter Vorgänge in der Praxis nicht möglich ist, wird oft als gottgegeben angesehen. Hier behilft sich der ordnungsbewusste Mitarbeiter im Zuge seiner Möglichkeiten: Er druckt seine elektronisch vorliegenden Dokumente aus und heftet sie zum Vorgang ab. Ist das effizientes Arbeiten am Beginn des 21. Jahrhunderts?

Spätestens hier müssten in den Chefetagen mittelständischer Unternehmen die Alarmglocken läuten, denn diese Arbeitsweise ist nicht nur unkomfortabel und unzeitgemäß, sondern auch extrem kostenintensiv.

In den vergangenen Jahrzehnten wurde der Fokus auf die Optimierung und Verschlankung von Produktionsprozessen gelegt, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Dieses Vorgehen war richtig und notwendig, um der Konkurrenz aus Niedriglohnländern begegnen zu können. Allerdings ist das Verbesserungspotential in diesem Bereich mittlerweile weitestgehend erschöpft. Es gilt also, andere ineffiziente Bereiche zu finden, die Reserven zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bieten.

Da die interne Büroorganisation in den meisten Unternehmen häufig vernachlässigt wird, ist hier das Potential besonders groß. Innovative Unternehmen, die den eigenen Leidensdruck erkannt haben, die interne Arbeitsweise aktiv hinterfragen und offen für Veränderungen sind, haben die größten Chancen, sich in den kommenden Jahren einen echten Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Die richtige Bürologistik erhöht die Wettbewerbsfähigkeit

Zuerst müssen aber die Barrieren im eigenen Denken überwunden werden: Die Optimierung der internen Organisation und der Schriftgutablage scheint auf den ersten Blick nicht erforderlich – schließlich „arbeiten wir ja schon immer so“. Ob man nun so oder so ablegt, kann ja nicht entscheidend sein. Doch diese Ansicht ist ein weit verbreiteter Trugschluss, Mit dem richtigen Organisationskonzept kann jedes Unternehmen bares Geld sparen.

Ein Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen hat 50 Verwaltungsmitarbeiter, die jeden Tag im Schnitt nur 15 Schriftstücke pro Mitarbeiter „produzieren“, z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, allgemeine Briefe, Telefaxe, eigene eMails, eingegangene eMails usw. Ein Großteil dieser Schriftstücke wird aus rechtlichen Gründen, zur eigenen Information, zur persönlichen Sicherheit des Sachbearbeiters oder aus anderen Gründen ausgedruckt und in Papierform abgelegt. Was bedeutet das für das Unternehmen?

Allein an Verbrauchskosten für Druckerpapier, Tinte, Toner, Ordner, Mappen und Ablageschränken und den „Missbrauch“ von Büroraum als Lagerfläche könnten mit dem richtigen Organisationskonzept problemlos fast 16.000 EUR eingespart werden. Und das Jahr für Jahr!

Gehen wir nun noch davon aus, dass jeder Verwaltungsmitarbeiter durch ein modernes Ablagesystem in Verbindung mit einer elektronischen Schriftgutverwaltung pro Tag nur ca. 15 Minuten effizienter arbeiten kann, weil die gewünschten Informationen schneller gefunden und eigene Dokumente schneller erstellt und abgelegt werden. Allein durch diese Viertelstunde Effizienzgewinn pro Tag spart unser Beispielunternehmen ca. 78.000 EUR Personalkosten pro Jahr. Das bedeutet insgesamt eine jährliche Kostenersparnis von nahezu 100.000 EUR. Und zwar nur durch die Optimierung der Ablage- und Organisationsstruktur. Welches Unternehmen kann es sich heute noch leisten, einen Wettbewerbsvorteil in dieser Höhe außer Acht zu lassen?

Wenn man sich nun noch vor Augen führt, dass die Investition in ein qualifiziertes Dokumentenmanagementsystem nur ein Bruchteil dieser Ersparnismöglichkeit beträgt und sich somit binnen weniger Monate amortisiert, fragt man sich, warum deutsche Büros zum großen Teil immer noch wie vor 20 Jahren organisiert sind und die Möglichkeiten der heutigen Bürologistik nicht genutzt werden.

Ein Fachbeitrag von Markus Koch, Inhaber Karl Kleinschmidt e.K.

KLEINSCHMIDT – Niedersachsens Büroexperten

KLEINSCHMIDT ist ein Unternehmen mit langer Tradition. Seit 1921 entwickelt und vertreibt der Spezialist aus Hannover professionelle Lösungen rund um das Büro. Von der klassischen Papierregistratur über Bürotechnik und ergonomische Einrichtungskonzepte bis zur modernen Dokumentenmanagement-Software samt Digitalisierung. Zum Produktportfolio zählt weiterhin ein umfassendes Sortiment an alterungsbeständigen Verpackungen für die Aufbewahrung historisch wertvoller Archivalien.

Neben zahlreichen kommunalen Verwaltungen und privatwirtschaftlichen Unternehmen zählen Archive, Museen, Krankenhäuser, Privatkliniken, Alten- und Pflegeheime sowie diverse weitere Einrichtungen und Institutionen zu den langjährigen Kunden.

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DMS in Enterprise Portalen

Unternehmensportale (z.B. die Open Source-Lösung Liferay) bieten ihren Usern eine Fülle von Funktionen, darunter auch zahlreiche DMS-Features. Beispielsweise können Benutzer im Portal Dokumente bearbeiten, speichern, verwalten und vieles mehr. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Funktionalitäten für Dokumentenmanagement in Unternehmensportalen vor. Zudem zeigen wir Ihnen, welche Vorteile DMS-Funktionalitäten in Portalen mit sich bringen.

Die Grundidee eines Unternehmensportals ist es, einem Mitarbeiter sämtliche Dokumente und Funktionen, die im täglichen Geschäftsalltag benötigt werden, an zentraler Stelle anzubieten. Sowohl fest integrierte DMS-Features im Portal als auch die Anbindung externer DMS-Funktionen tragen zu dieser Basisidee bei.

Eine nahtlose Integration von externen DMS-Funktionen in Portale gestaltet sich oftmals schwierig. Enterprise 2.0 und  neue collaborative  Prozesse, die mit Unternehmensportalen   häufig eingeführt werden,  bringen andere Anforderungen an das Erstellen, Verteilen und  Halten von Dokumenten mit. Herkömmliche  DMS-Systeme, die oftmals bereits im Unternehmen vorhanden sind, bieten dies  i.d.R. nicht, sondern sollen als eher statische Ablagen oder Archive angebunden werden. Unternehmensportale bieten ihren Usern deswegen zahlreiche eigene, integrierte DMS-Features. Dazu gehören beispielsweise:

• Document Types: Darunter zu verstehen sind Templates, an die Dokumente angebunden werden können. Diese können automatisch um Metadaten ergänzt werden.
• Anbindung von externen Repositories: Neben dem hauseigenen Dokumenten Store können auch Links auf weitere Repositories, wie beispielsweise WebDAVRepositories, gesetzt werden.
• Historisierung: Verschiedene Versionen von Dokumenten lassen sich im Portal verwalten.
• Anzeigen von Dokumententypen: Unterschiedliche Dokumententypen (z.B. Word, Excel, PDF, Bilder etc.) können browserseitig im Portal angezeigt werden.

Darüber hinaus lassen sich in Portalen (z.B. Liferay) sowohl Open Source als auch herkömmliche, kommerzielle Lösungen über standardisierte Schnittstellen wie CMIS anbinden. Ein Beispiel hierfür ist die automatische Verarbeitung von Dokumenten. So können dank der Anbindung externer Lösungen z.B. Adressköpfe ausgewertet und anschließend neue Benutzerkonten in Datenbanken angelegt werden, wobei hierzu die Schnittstellen des anzubindenden DMS verwendet werden können.

Dank eines komplexen Portals und flexibler Schnittstellen stehen dem User aber bereits zahlreiche Funktionalitäten, darunter auch DMS-Features, auf einer Plattform zur Verfügung. Auch können wichtige Informationen in Form von Dokumenten im Portal gespeichert, eingesehen und verwaltet werden. Dabei können mit Hilfe der bestehenden Portal Funktionalität auch die Zugriffe von Usern auf verschiedene Dokumente geregelt werden. Oberste Priorität ist dabei stets, die Anforderungen der User ausfindig zu machen und maßgeschneiderte Lösungen im Portal bereitzustellen.

Großer Vorteil ist zudem, dass Dokumente im Portal direkt weiterverarbeitet werden können, ohne diese ein einziges Mal auf den PC herunterzuladen. Der gesamte Vorgang findet somit im Browser statt. Auch besteht die Sicherheit, den Datenbestand nicht zu verlieren. Denn durch Historisierung und regelmäßige Back-Up’s werden die jeweiligen Daten gesichert.

Hervorzuheben ist auch, dass der User meist keine weiteren Lizenzen benötigt, da viele DMS-Funktionalitäten bereits fest im Portal integriert sind. Ihm entstehen somit keine weiteren Kosten.

Sollte der Benutzer jedoch weitere DMS-Features externer Hersteller benötigen, die nicht bereits Bestandteil des Portals sind, so können diese – wie bereits beschrieben –  über Schnittstellen angebunden werden. Auf diese Weise lassen sich nahezu alle spezifischen DMS-Funktionen externer Hersteller komplett in das Portal integrieren und somit alle Features der externen DMS-Lösung auch im Portal abrufen.

Autorenbeschreibung:

Roland Kreiter ist seit 2009 als Softwareentwickler und IT-Consultant für die Ancud IT-Beratung GmbH tätig. Seine Aufgabenschwerpunkte liegen in den Bereichen Anwendungsentwicklung und Portale.

Christine König ist seit 2010 freie Mitarbeiterin in Presse und Marketing bei der Ancud IT-Beratung GmbH. Sie war bereits für Zeitungen wie die „Nürnberger Zeitung“ und die „Fürther Nachrichten“ tätig.

Über Ancud IT:

Die Ancud IT-Beratung GmbH versteht sich als Systemintegrator, Berater und Softwareentwickler für agile Businesslösungen und netzzentrierte Geschäftsprozesse.

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Elektronische Dokumente und ihre Funktionen

Elektronische Dokumente erfüllen in der heutigen Zeit zunehmend umfassendere Funktionen und können in den verbliebenen Sonderfällen, beispielsweise der Kündigung als einer einseitig empfangsbedürftigen Willenserklärung oder der erforderlichen persönlichen Unterschrift zum formgerechten Erlass eines Mahnbescheides im Mahnverfahren die eigene Unterschrift ersetzen, wenn die weitergehenden Voraussetzungen vorliegen. Folge davon ist, dass elektronische Dokumente zu rechtsgültig abgeschlossenen Verträgen führen und Erklärungen als wirksam abgegebene Willenserklärungen gelten können.

Die gesetzlichen Erweiterungen und Zusätze sorgen mit der Einführung der elektronischen Signatur und der infolge dessen geänderten und ergänzten gesetzlichen Grundlagen dafür, dass der Fax-, SMS- und E-mail-versandt rechtssicher geworden ist.
Die Voraussetzungen, elektronisch übermittelte Dokumente rechtssicher zu gestalten, richten sich danach, ob der Absender nachweislich derjenige ist, der erscheint. Hinzukommen muss allerdings, dass der Absender neben seinem Namen die elektronische Signatur beifügt, wie sie nach dem SignG vorgeschrieben ist.
Der mit elektronischem Dokument und zugehöriger gesetzlich vorgeschriebener Signatur herbeigeführte Effekt ist die Ersetzungsfunktion.
Damit erlangt das elektronische Dokument die Funktionen, die einer Urkunde beigemessen werden, also insbesondere Abschlussfunktion, Perpetuierungsfunktion, Identitätsfunktion, Echtheitsfunktion oder Beweisfunktion etc.
Um allerdings vor noch zu ergehenden höchstrichterlichen Entscheidungen Rechtssicherheit zu bekommen, werden die Neuerungen restriktiv, also in enger und zurückhaltender Auslegung gehandhabt.
In diesem Zusammenhang sind die gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen, sowie die anderen gesetzlichen ausdrücklich vorgesehenen Gebote, das Schriftformerfordernis mit eigenhändiger Unterschrift zu wahren, zu erwähnen.
Weitergehend sind einschränkend aus Schutz- und Sicherheitsgründen die “qualifizierten Signaturen” und unterschiedliche Arten elektronischer Signaturen vorgesehen.

Die Speicherung und Archivierung umfassend großer Datenmengen wird gemeinhin unter dem Begriff DMS (=Daten-Management-System) verwendet, worunter die in einer Datenbank aufgenommenen, gesondert geschützten Informationen zur weiteren Archivierung und Verwaltung verstanden wird.
Mit DMS werden Akten angelegt, in die elektronische Dokumente eingefügt werden. Vor dem Hintergrund des Stichwortes des gläsernen Bürgers, eine zumindest fragwürdige Art der Aufbewahrung für die Dauer der gesetzlich vorgesehenen Aufbeahrungsfristen.
Die übliche weitere Verarbeitung erfolgt in Text- und anderen Verarbeitungsprogrammen, mit denen die Texte aus Dateien abgerufen und im Druckverfahren wieder verkörpert werden können.
Unternehmen nutzen bereits länger die Möglichkeiten der Datenauswertung und Datenspeicherung, um das Einkaufsverhalten der Kunden zu untersuchen, oder um andere Verhaltensmuster mit Zustimmung des Betroffenen generieren zu können.

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Wozu E-Mailmanagement und Dokumentenmanagement?

220 Milliarden E-Mails täglich

Ende Dezember 2012 hat die Volkswagen AG verkündet, Mitarbeitern nach Dienstschluss keine E-Mails auf Handys weiterzuleiten. Dies ist in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat beschlossen worden, um den Mitarbeitern eine Chance auf einen erholsamen Feierabend zu geben. Denn die permanente Erreichbarkeit, die Kommunikation über verschiedenste Medien führt nachweisbar zu Anspannung, Stress und dem Verlust von Leistungsfähigkeit.

Im Posteingangsfach finden sich zudem nicht nur wichtige E-Mails. Schlagen Sie sich nicht auch mit unerwünschten E-Mails herum? Wer kann das schon ernsthaft abstreiten. Laut einer Studie des Telekommunikationsanbieters Cisco, werden weltweit täglich über 220 Milliarden E-Mails versendet. Davon sind rund 200 Milliarden Spam-Mails. 5,8 Milliarden Spam-Mails werden von deutschen Rechnern versendet. Und ein Teil davon landet sicherlich auch in Ihrem Maileingang. Wenn Sie aber zufälligerweise nicht an Viagra interessiert sind und auch keinem Unbekannten die Passworte für Ihr Online-Banking bekannt geben wollen, dann sind diese E-Mails einfach nur nervig und zeitraubend.

Ein Büroangestellter wendet täglich 49 Minuten dafür auf, seine E-Mails zu verwalten

Aus Unternehmenssicht muss man hellhörig werden und analysieren wie die Mitarbeiter im Unternehmen mit E-Mails umgehen. Durchschnittlich 110 Mails erhält jeder Mitarbeiter jeden Tag. Die hohe Zahl der erhaltenen E-Mails versetzen dabei 34 Prozent der Teilnehmer in einen Stresszustand, weitere 28 Prozent fühlten sich getr

ieben, da sie die Mails ebenfalls als Stressquelle empfinden. Lediglich 38 Prozent zeigen einen entspannten Umgang mit der  elektronischen Post und beantworteten sie zum Teil erst am nächsten Tag oder sogar erst in der folgenden Woche. Ein Büroangestellter wendet täglich 49 Minuten dafür auf, seine E-Mails zu verwalten. Dass heißt für das Lesen, Ablegen und Suchen! Also fast 1/8 seiner Arbeitszeit. Die Bearbeitung der Mails ist dabei nicht enthalten. So sagt eine Studie der britischen Zeitschrift „The Observer“. Während die Studienteilnehmer meinten, Ihre Postfächer ca. alle 15 Minuten auf neu eingegangene Mails zu kontrollieren, taten Sie es tatsächlich pro Stunde 30 bis 40 Mal!

Der Unternehmer entscheidet, nicht die IT Abteilung

Den Umgang mit E-Mails zu analysieren und zu steuern ist somit keine Aufga

be der IT Abteilung. Zwar helfen DMS und ECM Systeme, bei der Organisation und Filterung von E-Mails, aber es braucht ein Gesamtkonzept im Umgang mit den neuen Medien und des Web 2.0. In Zeiten des Burnouts ist es eine Aufgabe des Managements, eine entsprechende Organisations- und Kommunikationsstruktur zu schaffen. Die IT kann zwar auf der technologischen Seite mitwirken, wichtiger ist es aber, die Medienkompetenz der Mitarbeiter zu erhöhen. Denn um der E-Mail-Fluten Herr zu werden, löschen Mitarbeiter häufig archivierungspflichtige E-Mails weil sie sich der Relevanz der Dokumente gar nicht bewusst sind. Hier hilft eine revisionssichere elektronische Archivierung durch ein DMS System, ein Dokumentenmanagement also.

Rechtliche Vorgaben beachten

Denn es geht beim Umgang mit E-Mails nicht nur um den Spam und um die Masse. Was geschieht mit den „richtigen“ E-Mails? Liegt der Umgang mit diesen auch in der Verantwortung der Mitarbeit

er? Das darf nicht sein. Für Kaufleute, zu denen auch die Personen- und Kapitalgesellschaften gehören, werden besondere Pflichten an die Aufbewahrung von geschäftlicher Korrespondenz geknüpft. E-Mails sind lt. HGB und der Abgabenordnung Handelsbriefe, so dass auch für diese die handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten gelten (10 Jahre). Zudem verpflichtet das HGB den Kaufmann, abgegebene Handelsbriefe wiedergebbar zurückzubehalten und empfangene und abgesandte Handelsbriefe mindestens für die Dauer von 6 Jahren so aufzubewahren, dass diese jederzeit verfügbar und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Und das ist nur ein kleiner Ausschnitt gesetzlicher Bestimmungen.

Wettbewerbsfähig bleiben

Und es geht noch weiter. Aber dafür bedarf es eines Planes und Konzeptes. Dokumentenmanagement kann dabei noch viel mehr. Das papierlose Büro wird es nicht geben, aber das papierarme schon. Wer wettbewerbsfähig bleiben will, kommt nicht darum herum. Die Finanzämter leben es vor, „elstern“ fleißig, arbeiten mit entsprechender Software (IDEA). Analysen und Berichte sind so schnell erstellt und fragwürdige Stellen in den Buchungsvorgängen der Unternehmen gefunden. Einen einzigen Flaschenhals und Medienbruch gibt es noch der akzeptiert wird: Rechnungen auf Papier. Aber wie lange noch? Im letzten Jahr ist der Zwang zur elektronischen Signatur beim Versand von Rechnungen per Mail entfallen. Die großen Unternehmen, wie Telefonanbieter und Stromkonzerne haben sofort reagiert und verschicken überwiegend nur noch Rechnungen per Mail.

Und Ihr Unternehmen?

E-Mailmanagement, Dokumentenmanagement, Wissensmanagement, Workflows, revisionssichere Speicherung – all das ist kein Hexenwerk. Viele, auch mittelständische Unternehmen, bilden mittlerweile ihre Papier-Arbeitsabläufe in digitalen Workflows ab. Statt Postfächern aus Acryl gibt es virtuelle Pos

tfächer. Die Angst, dabei etwas zu verlieren (das Papier und seine Bearbeitung nämlich), muss überwunden werden. Liebgewonnene Handgriffe müssen in die digitale Welt transferiert werden. Aber es funktioniert. Sehr gut sogar. Wer wettbewerbsfähig bleiben will, kommt eben nicht darum herum.

Der Autor Andreas Peters ist Geschäftsführer der Fluctus IT GmbH, Hamburg.

Hier geht es zu den Case-Studies von Fluctus IT GmbH.

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Wozu Dokumentenverwaltung im Unternehmen?

Gerade in den großen Unternehmen müssen die Mitarbeiter mit vielen Dokumenten arbeiten und in der Arbeitszeit auf diese zugreifen können. Aus diesem Grund machen sich die meisten Abteilungen auch Gedanken um die Verwaltung dieser Unterlagen und Programme. Sollten auch Sie in einem Unternehmen tätig sein bzw. viel am heimischen PC arbeiten, dann müssen Sie sich zwangsweise einmal mit diesem Thema auseinandersetzen. Die meisten Personen setzen hier nicht nur auf Ordner, sondern auch die Archivierung von Dateien kann hilfreich sein, wenn Sie etwas Ordnung schaffen möchten.

Schneller Zugriff auf mit einer Dokumentenverwaltung

Dokumente die Sie immer wieder nutzen müssen, sollten schnell für Sie zugreifbar sein. Mit nur einem Klick können Sie diese so öffnen und mit diesen arbeiten. Bei der Verwaltung setzen eine Vielzahl von Unternehmen auch auf spezielle Software und Server, auf welche alle Nutzer im Unternehmen zugreifen können. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn es einzelne Abteilungen gibt und die Mitarbeiter wissen müssen, was Sie gerade tun und woran Sie arbeiten. Informationen über diese Programme (Dokumentenmanagent-Systeme oder kurz: DMS) finden in dieser Sonderausgabe von b2b core. Sie können hier auch direkt nach einer Software suchen, mit welcher Sie auch die Archivierung in die Hand nehmen können.

Warum Archivierungssoftware nutzen?

Fakt ist, dass Sie immer darauf achten müssen, dass Sie ihre Dokumente im besten Fall in passenden Ordnern ablegen und nicht einfach in irgendwo abspeichern. So werden Sie mit der Zeit sonst schnell den Überblick verlieren und auch ihre Produktivität leidet darunter. Die Verwaltung können Sie auch mit den anderen Nutzern vom PC absprechen und so gehen Sie sicher, dass auch andere ihren Regeln folgen werden. Bei der Archivierung geht es wiederum darum, dass Sie Unterlagen und Ordner ablegen können, mit welchen Sie in der Zukunft nicht mehr arbeiten müssen, die aber auch nicht einfach gelöscht werden können. Zusätzlichen Platz speichern Sie nicht nur mit den Programmen, sondern auch über Ordner und zip-Dateien, die schnell und einfach angelegt werden können und von großem Nutzen sind.

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Wir funktioniert eine Archivierungs-Software im Unternehmen?

Ziel der Archivierung

Archivierung elektronischer Daten ist in unserer modernen, digitalisierten Welt gerade für Unternehmen überlebenswichtig. Heutzutage sind digitale Versendung von Fax oder E-Mail selbstverständlich. Was ist aber, wenn Daten versehentlich gelöscht werden oder aufgrund technischer Defekte nicht mehr zur Verfügung stehen? Was ist wenn, die Menge an vorhandenen Daten so groß ist, dass man den Überblick verliert? Diesen Fragen müssen sich Unternehmen täglich stellen und hier kommen ausgeklügelte Systeme zur Archivierung zum Einsatz. Man bezeichnet eine solche Software auch als Enterprise Content Management System.

Ziel einer solchen Software ist nicht nur die langfristige Archivierung sondern auch Dokumentenmanagement.

Welche Anforderungen an die Archivierung gibt es?

Die Anforderungen an Software zur Archivierung sind bezüglich ihrer Funktionen und Aufgaben sehr vielseitig. Daten sollen in einer Datenbank zentral verfügbar sein, aber einzelne Datenobjekte müssen auch einfach recherchierbar und schnell aufrufbar sein um ein vernünftiges Dokumentenmanagement zu gewährleisten. Zudem müssen Archivierungssysteme Schutz vor unbefugtem Zugriff und Manipulation von Daten bieten. Da Benutzer schließlich auch mit ihren Dateien arbeiten können sollen, müssen Schnittstellen zu bereits vorhandenen Softwarekomponenten oder eigene Benutzeroberflächen geschaffen werden. Ebenso muss gegeben sein, dass Datenbestände auf andere Speichermedien übertragen werden können und über eine selbständige Wiederherstellungsfunktion verfügen um defekte Datensegmente zu reparieren. Änderungen in einem Archivbestand müssen durch die Software protokolliert werden und für befugte Benutzer nachvollziehbar sein.

Es gelten beim Einsatz von Archivierungssysteme folglich auch besondere technische Anforderungen an die Hardware, insbesondere an die Speichermedien. Wer zur langfristigen Archivierung nach dem HGB und der AO oder anderen gesetzlichen Grundlagen verpflichtet ist, sollte große Umsicht bei der Beschaffung von Hard- als auch Software walten lassen, da Datenbestände auch einer Revision standhalten müssen. Archivierungssysteme sind sowohl kommerziell in allen Preisklassen als auch als Open Source erhältlich.

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