Wozu E-Mailmanagement und Dokumentenmanagement?

220 Milliarden E-Mails täglich

Ende Dezember 2012 hat die Volkswagen AG verkündet, Mitarbeitern nach Dienstschluss keine E-Mails auf Handys weiterzuleiten. Dies ist in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat beschlossen worden, um den Mitarbeitern eine Chance auf einen erholsamen Feierabend zu geben. Denn die permanente Erreichbarkeit, die Kommunikation über verschiedenste Medien führt nachweisbar zu Anspannung, Stress und dem Verlust von Leistungsfähigkeit.

Im Posteingangsfach finden sich zudem nicht nur wichtige E-Mails. Schlagen Sie sich nicht auch mit unerwünschten E-Mails herum? Wer kann das schon ernsthaft abstreiten. Laut einer Studie des Telekommunikationsanbieters Cisco, werden weltweit täglich über 220 Milliarden E-Mails versendet. Davon sind rund 200 Milliarden Spam-Mails. 5,8 Milliarden Spam-Mails werden von deutschen Rechnern versendet. Und ein Teil davon landet sicherlich auch in Ihrem Maileingang. Wenn Sie aber zufälligerweise nicht an Viagra interessiert sind und auch keinem Unbekannten die Passworte für Ihr Online-Banking bekannt geben wollen, dann sind diese E-Mails einfach nur nervig und zeitraubend.

Ein Büroangestellter wendet täglich 49 Minuten dafür auf, seine E-Mails zu verwalten

Aus Unternehmenssicht muss man hellhörig werden und analysieren wie die Mitarbeiter im Unternehmen mit E-Mails umgehen. Durchschnittlich 110 Mails erhält jeder Mitarbeiter jeden Tag. Die hohe Zahl der erhaltenen E-Mails versetzen dabei 34 Prozent der Teilnehmer in einen Stresszustand, weitere 28 Prozent fühlten sich getr

ieben, da sie die Mails ebenfalls als Stressquelle empfinden. Lediglich 38 Prozent zeigen einen entspannten Umgang mit der elektronischen Post und beantworteten sie zum Teil erst am nächsten Tag oder sogar erst in der folgenden Woche. Ein Büroangestellter wendet täglich 49 Minuten dafür auf, seine E-Mails zu verwalten. Dass heißt für das Lesen, Ablegen und Suchen! Also fast 1/8 seiner Arbeitszeit. Die Bearbeitung der Mails ist dabei nicht enthalten. So sagt eine Studie der britischen Zeitschrift „The Observer“. Während die Studienteilnehmer meinten, Ihre Postfächer ca. alle 15 Minuten auf neu eingegangene Mails zu kontrollieren, taten Sie es tatsächlich pro Stunde 30 bis 40 Mal!

Der Unternehmer entscheidet, nicht die IT Abteilung

Den Umgang mit E-Mails zu analysieren und zu steuern ist somit keine Aufga

be der IT Abteilung. Zwar helfen DMS und ECM Systeme, bei der Organisation und Filterung von E-Mails, aber es braucht ein Gesamtkonzept im Umgang mit den neuen Medien und des Web 2.0. In Zeiten des Burnouts ist es eine Aufgabe des Managements, eine entsprechende Organisations- und Kommunikationsstruktur zu schaffen. Die IT kann zwar auf der technologischen Seite mitwirken, wichtiger ist es aber, die Medienkompetenz der Mitarbeiter zu erhöhen. Denn um der E-Mail-Fluten Herr zu werden, löschen Mitarbeiter häufig archivierungspflichtige E-Mails weil sie sich der Relevanz der Dokumente gar nicht bewusst sind. Hier hilft eine revisionssichere elektronische Archivierung durch ein DMS System, ein Dokumentenmanagement also.

Rechtliche Vorgaben beachten

Denn es geht beim Umgang mit E-Mails nicht nur um den Spam und um die Masse. Was geschieht mit den „richtigen“ E-Mails? Liegt der Umgang mit diesen auch in der Verantwortung der Mitarbeit

er? Das darf nicht sein. Für Kaufleute, zu denen auch die Personen- und Kapitalgesellschaften gehören, werden besondere Pflichten an die Aufbewahrung von geschäftlicher Korrespondenz geknüpft. E-Mails sind lt. HGB und der Abgabenordnung Handelsbriefe, so dass auch für diese die handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten gelten (10 Jahre). Zudem verpflichtet das HGB den Kaufmann, abgegebene Handelsbriefe wiedergebbar zurückzubehalten und empfangene und abgesandte Handelsbriefe mindestens für die Dauer von 6 Jahren so aufzubewahren, dass diese jederzeit verfügbar und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Und das ist nur ein kleiner Ausschnitt gesetzlicher Bestimmungen.

Wettbewerbsfähig bleiben

Und es geht noch weiter. Aber dafür bedarf es eines Planes und Konzeptes. Dokumentenmanagement kann dabei noch viel mehr. Das papierlose Büro wird es nicht geben, aber das papierarme schon. Wer wettbewerbsfähig bleiben will, kommt nicht darum herum. Die Finanzämter leben es vor, „elstern“ fleißig, arbeiten mit entsprechender Software (IDEA). Analysen und Berichte sind so schnell erstellt und fragwürdige Stellen in den Buchungsvorgängen der Unternehmen gefunden. Einen einzigen Flaschenhals und Medienbruch gibt es noch der akzeptiert wird: Rechnungen auf Papier. Aber wie lange noch? Im letzten Jahr ist der Zwang zur elektronischen Signatur beim Versand von Rechnungen per Mail entfallen. Die großen Unternehmen, wie Telefonanbieter und Stromkonzerne haben sofort reagiert und verschicken überwiegend nur noch Rechnungen per Mail.

Und Ihr Unternehmen?

E-Mailmanagement, Dokumentenmanagement, Wissensmanagement, Workflows, revisionssichere Speicherung – all das ist kein Hexenwerk. Viele, auch mittelständische Unternehmen, bilden mittlerweile ihre Papier-Arbeitsabläufe in digitalen Workflows ab. Statt Postfächern aus Acryl gibt es virtuelle Pos

tfächer. Die Angst, dabei etwas zu verlieren (das Papier und seine Bearbeitung nämlich), muss überwunden werden. Liebgewonnene Handgriffe müssen in die digitale Welt transferiert werden. Aber es funktioniert. Sehr gut sogar. Wer wettbewerbsfähig bleiben will, kommt eben nicht darum herum.